Datenschutzerklärung
Stand: 30. Oktober 2026
1. Verantwortlicher
[PLATZHALTER: Vor- und Nachname]
[PLATZHALTER: Straße und Hausnummer]
[PLATZHALTER: PLZ und Ort]
E-Mail: [PLATZHALTER: E-Mail-Adresse]
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil keine Pflicht dazu besteht. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.
2. Worum es geht
Der EventTech-Manager ist ein internes Werkzeug zur Inventar-, Event- und Signalplanung für Veranstaltungstechnik. Nutzen können ihn nur Personen, die eingeladen wurden (Mitarbeitende, Freelancer, Partner). Es gibt keine öffentliche Registrierung, keine Werbung und kein Tracking.
3. Hosting
Die Anwendung und die Datenbank laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen auf einer Hetzner Storage Box an einem anderen Standort in der EU. Hetzner verarbeitet die Daten nur in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO) und kann die Sicherungen nicht lesen, weil sie vor dem Hochladen verschlüsselt werden. Die Verbindung zur Anwendung ist durchgehend per HTTPS verschlüsselt.
4. Welche Daten wir verarbeiten
Aufruf der Seite
Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch bedingt Ihre IP-Adresse und die Angaben Ihres Browsers, um die Seite auszuliefern. Der Webserver schreibt dazu keine Zugriffsprotokolle.
Benutzerkonto und Anmeldung
- Name, E-Mail-Adresse, Rolle in den Spaces, Zeitpunkt der letzten Anmeldung
- Passwort nur als nicht umkehrbarer Hash (bcrypt) – das Passwort selbst wird nicht gespeichert
- Anmeldeversuche mit E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Zeitpunkt und Ergebnis (Schutz vor Passwort-Raten)
- Sitzungen mit IP-Adresse, Browser-Kennung und Zeitpunkt der letzten Nutzung
- Einladungs- und Passwort-Links (gespeichert wird nur ein Hash des Links)
Zweck: Zugang zur Anwendung und deren Absicherung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung im Rahmen der Zusammenarbeit bzw. des Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
Arbeitsdaten in der Anwendung
Bei der Arbeit entstehen Daten mit Personenbezug: wer ein Gerät angelegt, gebucht, verladen oder zurückgebucht hat, wer einen Defekt gemeldet oder bearbeitet hat, Namen von Fahrerinnen und Fahrern bei Fahrzeugen und Transporten sowie hochgeladene Fotos. Zweck ist die Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Bitte laden Sie keine Fotos hoch, auf denen Personen erkennbar sind, wenn das nicht nötig ist.
Personen (Crew und Kontakte)
Für die Planung führt jedes Team eine Liste der beteiligten Personen – auch ohne eigenes Konto (z. B. Freelancer, Fahrerinnen und Fahrer): Name, Kürzel, Funktion, Firma, E-Mail, Telefon, Discord-ID und Notizen. Optional und nur bei Bedarf kommen Adresse, Geburtsdatum, Notfallkontakt, Führerscheinklassen und Kleidergröße hinzu; diese Angaben werden verschlüsselt gespeichert, nur berechtigte Personen können sie einsehen, und jedes Einsehen wird protokolliert. Zweck: Planung, Kontakt am Einsatztag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Auf Verlangen oder wenn sie nicht mehr gebraucht werden, werden Personen anonymisiert.
Event-Crew
Wer bei einem Event mitarbeitet, steht mit seiner Rolle im Event (z. B. Technische Leitung, Fahrer), optional mit Einsatzzeitraum und Notiz. Die Crew eines Events sehen alle, die das Event sehen dürfen – mit Name, Rolle, Firma, Telefon und Discord-ID; die Notiz nur, wer die Crew pflegt. Wer die Crew pflegt, kann Personen der Crew als Gast einladen: Gäste sehen nur die Events, in denen sie in der Crew stehen, und nur bis 30 Tage nach Event-Ende. Zweck: Planung, Zuständigkeiten und Kontakt am Einsatztag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Die Einträge bleiben mit dem Event erhalten; wird eine Person anonymisiert, bleibt nur „Gelöschte Person“ mit der Rolle stehen.
Änderungsprotokoll
Wichtige Vorgänge (z. B. Anmeldungen, Änderungen an Mitgliedern, Buchungen, Löschungen) werden mit handelnder Person, Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert. Zweck: Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Cookies
Die Anwendung setzt nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit Sie angemeldet bleiben (höchstens 30 Tage, nach 7 Tagen ohne Nutzung ungültig). Es enthält nur eine zufällige Kennung, ist für Skripte nicht lesbar und wird nur über HTTPS übertragen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Drittanbieter-Cookies.
6. Keine Weitergabe, keine externen Dienste
Die Anwendung bindet keine externen Dienste ein: keine Analysewerkzeuge, keine Karten, keine externen Schriftarten oder Skripte – alles wird vom eigenen Server geladen. Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht in Länder außerhalb der EU übermittelt. Innerhalb eines Space sehen andere Mitglieder Daten nur im Rahmen ihrer Rolle; Gäste sehen nur die Events, denen sie zugewiesen sind.
Bei Fahrten (Etappen) gibt es einen Link „Route in Google Maps“. Erst wenn Sie ihn anklicken, öffnet Ihr Browser Google Maps (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) in einem neuen Tab und übermittelt dabei Start und Ziel der Fahrt (Ortsangabe bzw. Venue-Adresse) sowie Ihre IP-Adresse an Google. Dort gilt die Datenschutzerklärung von Google (https://policies.google.com/privacy); eine Übermittlung in die USA ist möglich. Ohne Klick werden keine Daten an Google gesendet. Rechtsgrundlage ist Ihre Entscheidung, den Link zu nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. f DSGVO).
7. Speicherdauer
| Daten | Löschung |
|---|---|
| Anmeldeversuche | nach 30 Tagen |
| Sitzungen (mit IP-Adresse und Browser-Kennung) | 30 Tage nach Ablauf bzw. Abmeldung |
| Einladungs- und Passwort-Links | 30 Tage nach Benutzung bzw. Ablauf |
| IP-Adresse im Änderungsprotokoll | nach 90 Tagen |
| Änderungsprotokoll | nach 3 Jahren |
| Benutzerkonto | bei Ende der Zusammenarbeit oder auf Verlangen |
| Arbeitsdaten (Events, Buchungen, Defekte, Fotos) | solange sie für Planung und Nachweis benötigt werden; bei Löschung des Kontos wird der Bezug zur Person entfernt |
| Sicherungskopien | täglich 14 Tage, wöchentlich 8 Wochen, monatlich bis 12 Monate; gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungen mit deren Ablauf |
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).
Wenden Sie sich dafür an die unter 1. genannte Adresse. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei: [PLATZHALTER: zuständige Aufsichtsbehörde mit Anschrift]
9. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Ohne Name und E-Mail-Adresse kann kein Zugang eingerichtet werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.